文獻的項目可以很多，包括索引號、題目、作者、出處、日期、卷期號、文種、文摘、關鍵詞、分類號等等，多的達三四十項。國外許多專門做文獻檢索工具書的情報部門(如化學文摘社、工程索引社)過去沒采用計算機時，只能發行書本檢索工具，用了計算機后除了發行書本外，還同時發行磁帶和縮微制品，而且磁帶發行的時間還比書本的要早半個月左右。必須指出的是，磁帶本系編制文摘、索引的副產品，但它的作用更大，它是實現計算機情報儉索所不可缺少的。現在國外發行的磁帶有五六百種以上，最著名的如CAS, BIOSIS, COMPENDEX,  NTIS,  MEDLARS,INSPEC, PASCAL, JICST...…。
 

    利用計算機編制索引目錄是情報工作電腦化的起點，國外即使是第三世界閏家(如南斯拉夫、印度)均開展得很普遍。這項工作的優點是:

      (1)一次加工、多次使用。過去人工編索引，每種索引必須人工排序一次，很費時間。用計算機編索引時，只需將二次文獻一次輸入給計算機制成磁帶后，就可以由計算機自動編排出各種索引，如專題索引、關鍵詞索引、引文索引、分類索引、作者索引、季度索引、年度索引。
      (2)縮短了報導周期。手工編目排版情況下，情報從收集到報導出去，一般費時半年以上，采用電腦后，報導周期可以縮短為2-'3個月。用戶備有計算機的話，周期還可縮短，因為磁帶一般比書本早發行半個月至一個月。

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